La próxima generación de eventos será híbrida
Al igual que la forma en que trabajamos está evolucionando, la industria de eventos ha estado lista para la disrupción durante años. Mucho antes de que el mundo sufriera la mayor crisis de salud en un siglo, la gente estaba debatiendo si los eventos a gran escala estaban muertos en la última crisis financiera de 2008. La llegada de la pandemia solo sirvió como catalizador para un cambio muy necesario en el industria de eventos.
Dado que la asistencia en persona ya no era una opción, los líderes de eventos se vieron obligados a pasar a eventos virtuales y repensar cuál debía ser la experiencia del usuario final y cómo mejorarla. Los eventos virtuales cambiaron radicalmente la forma en que las organizaciones hospedaban e interactuaban con sus audiencias. Y resulta que fue algo bueno para todos.
Los beneficios para los organizadores de eventos fueron múltiples: podrían llegar a muchas más personas a una fracción del costo, proporcionar una mayor participación de los asistentes uno a uno, brindar experiencias más personalizadas y hacer un seguimiento de clientes potenciales más fácil. Los asistentes también se beneficiaron del cambio a virtual: ahorro en costos relacionados con viajes, tiempo fuera del trabajo y de la familia, poder realizar múltiples tareas, mayor flexibilidad para asistir a diferentes sesiones en vivo y bajo demanda y pudieron establecer contactos con personas que usan redes sociales como LinkedIn, etc.
Los beneficios de los eventos virtuales no hicieron más que resaltar el sentimiento creciente de que las megaconferencias del pasado eran demasiado grandes, demasiado difíciles de destacar y demasiado costosas para todos los involucrados, y los beneficios eran, en el mejor de los casos, nebulosos. Solo considere los costos. Si está buscando asistir a una de las conferencias más importantes, espere que los costos le salgan de cinco o seis cifras: Para asistir al CES, por ejemplo, tarifas, alojamiento y gastos adicionales para un expositor que reporta estas sumas (a Inc.) más de $ 150.000!
Las conferencias del futuro deberán ser más personalizadas para cada asistente, más asequibles, más íntimas y más inclusivas. Eso requerirá proporcionar a los asistentes experiencias híbridas, donde los eventos virtuales y en persona se integren utilizando nuevas tecnologías que permitan una planificación avanzada de eventos, experiencias más personalizadas y un compromiso continuo.
Muchos grupos de investigación pronostican un gran cambio hacia los eventos híbridos. En un estudio de Metrigy Research, mostró que el 63 por ciento de los planificadores de eventos están cambiando a eventos híbridos durante el próximo año. También nos asociamos con Futurum Research en otro informe de investigación que reveló que el 79 por ciento de los asistentes preferiría tener la flexibilidad de asistir a un evento en persona o virtualmente.
Los eventos híbridos brindarán experiencias con la alta participación de un evento físico combinado con el alcance de un evento virtual, brindando a los organizadores y asistentes más opciones y flexibilidad que nunca. Si bien no hay duda de que los eventos y conferencias están en el inicio de una transición importante hacia el modelo híbrido, algunos de los principios claves del marketing y el ROI aún se aplicarán en lo que respecta a producir una experiencia de alta calidad y valor. Para tener éxito, los planificadores de eventos y los especialistas en marketing querrán considerar estas seis estrategias esenciales que creo que deben ser parte de la construcción de un evento híbrido exitoso:
Estrategia cero: invierta para el éxito
La estrategia más crítica antes de comenzar sus estrategias de eventos híbridos es pensar en dónde invertir su dinero de marketing, es decir, ¿qué eventos generarán la mejor exposición, experiencia y ROI en un mundo de transición / post-COVID?
Estrategia uno: generar entusiasmo antes del evento
No comprometa el esfuerzo de marketing previo al evento. Empiece a promocionar su evento mucho antes de que comience. La experiencia puede comenzar meses antes del evento para generar entusiasmo e impulsar el registro.
Estrategia dos: hacer que el registro sea divertido, fácil y atractivo para los asistentes
Agregue diversión a la experiencia de registro de los asistentes. Por ejemplo, gamifique el proceso con un concurso relevante o promueva la creación de redes de alto valor durante el evento con una celebridad o un orador destacado de alto perfil. Para facilitar el registro, use una plataforma de registro simple y centralizada para sus asistentes virtuales y en persona, de modo que pueda ver fácilmente datos importantes como tipos de boletos, pistas de eventos e intereses de los asistentes, de modo que pueda brindar experiencias aún más personalizadas.
Estrategia tres: crear contenido significativo, personal y atractivo
Asegúrese de que su contenido sea relevante tanto para los asistentes presenciales como virtuales, y no planifique actividades conjuntas que aíslen a un grupo de la participación. Desea asegurarse de que los asistentes virtuales y presenciales estén igualmente comprometidos. Piense en «un evento, dos experiencias».
Estrategia cuatro: Hágalo todo sobre ellos. No es sobre ti.
Proporcione experiencias web inclusivas a través de aplicaciones web y móviles que permitan a los asistentes ver sesiones, participar con la audiencia y establecer contactos independientemente de cómo o dónde se unan. Utilice los datos retenidos en múltiples eventos para recomendar automáticamente sesiones, oradores, patrocinadores, videos a pedido, etc. que estén alineados con el comportamiento y las preferencias anteriores de cada asistente.
Estrategia cinco: Construya una comunidad para que los asistentes regresen por más
Es importante asegurarse de quelos asistentes sean vistos y escuchados: cree un entorno integrado e interactivo. Los asistentes en el lugar tienen la ventaja de experimentar la comunidad de primera mano en un evento, así que encuentre formas de llevar esta misma experiencia comunitaria a su audiencia virtual incorporando encuestas en vivo y preguntas y respuestas en sus sesiones. También cree comunidades en línea para los asistentes virtuales y anímelos a mantener la conversación después del evento.
Estrategia seis: Utilice el evento como punto de partida para profundizar las relaciones.
Tus acciones posteriores al evento son tan importantes como lo que haces durante un evento. Desea persuadir a los asistentes de que aprendieron algo que los mantiene comprometidos más allá del único evento y abre una oportunidad para profundizar las relaciones con ellos. Por ejemplo, proporcione un compromiso continuo con los asistentes después del evento aprovechando los datos sobre sus comportamientos y preferencias de eventos virtuales y en persona para crear viajes personalizados para los asistentes a eventos futuros.
Nuevas oportunidades para organizadores de eventos y asistentes.
La pandemia fue una llamada de atención de que era hora de que evolucionaran los eventos en persona. El cambio radical a los eventos virtuales durante el último año reveló que había nuevas oportunidades para los organizadores de eventos y los asistentes: la experiencia, el contenido y el compromiso. En el futuro, las comunidades interactuarán mediante la combinación de experiencias virtuales y cara a cara de formas que simplemente no eran posibles en el pasado.
Otro resultado de los eventos híbridos es que atraerá a una nueva franja de asistentes que quizás nunca antes hayan asistido a sus eventos. Asegúrese de aprovechar las nuevas tecnologías para atraer e involucrar a estos recién llegados, de modo que pueda convertirlos en devotos a largo plazo de sus eventos.
Se está produciendo un cambio de paradigma con los eventos híbridos como nueva norma. Pero es más que un cambio en el enfoque de los eventos, es un cambio de mentalidad en el que tenemos la oportunidad de crear un nuevo tipo de evento que construye comunidades, profundiza las relaciones y pone a las personas y sus experiencias en primer lugar. Le deseo el mejor de los éxitos en su viaje en este nuevo mundo de eventos híbridos y no puedo esperar a ver cómo se desarrollan. Six essential strategies for success with hybrid events (webex.com)